CHƯƠNG 1.2
CÁC YÊU CẦU VỀ THỦ TỤC HÀNH CHÍNH
1.2.1 Những vấn đề chung
1.2.1.1 Phạm vi của chương
Giới thiệu tóm tắt nội dung của chương. Ví dụ: Chương này đề cập đến
các nội dung sau:
- Báo cáo danh sách nhân sự;
-
Yêu cầu thông tin trong
dự án;
-
Cách thức phối hợp giữa
các bên;
-
Thủ tục trình duyệt các
tài liệu;
-
Nhật ký thi công;
-
Các cuộc họp và biên
bản;
-
Các mục khác (nếu có).
1.2.1.2 Các chương và tài liệu có
liên quan
Nêu các chương của CHỉ dẫn kỹ thuật có liên quan đến chương này. Ví dụ: Khi đọc Chỉ dẫn kỹ thuật ở
chương này cần xem thêm các nội dung của chương 1.5 Yêu cầu trong thi công xây dựng.
1.2.1.3 Các định nghĩa thuật ngữ
Nêu định nghĩa các
thuật ngữ sử dụng trong chương: do trong chỉ dẫn kỹ thuật có những thuật ngữ,
từ vựng đặc thù nên cần phải định nghĩa để thống nhất trong cách hiểu và sử
dụng. Ví dụ: đệ trình, đươc
chấp nhận, ...
1.2.1.4 Các tiêu chuẩn và quy
phạm áp dụng
Liệt kê các tiêu chuẩn và quy phạm, quy định liên quan đến nội dung của
chương.
1.2.2 Báo cáo
danh sách nhân sự
Nêu yêu cầu đối với các bên tham gia dự án trong việc báo cáo nhân sự tham gia thực hiện dự án. Ví dụ: Các bên tham gia dự án
phải nộp danh sách nhân sự của mình phù hợp với các cam kết trong hồ sơ dự
thầu. Trong danh sách này cần nêu các nhân vật quản lý chủ chốt (giám đốc dự
án, giám sát trưởng, chỉ huy trưởng,...) và các nhân viên khác tham gia các
công việc điều hành trên công trường. Bản danh sách này được nộp cho chủ đầu tư
trong một thời gian khống chế (ví dụ: 15 ngày sau khởi công xây dựng) để chủ
đầu tư gửi tới các chủ thể tham gia hoạt động xây dựng biết và phối hợp. Trong
danh sách cần chỉ rõ chức năng, nhiệm vụ, địa chỉ liên hệ, số điện thoại, hộp
thư điện tử của từng người và cần thiết có ảnh chân dung để tiện phối hợp trong
công việc.
1.2.3 Quy định
về xử lý thông tin
- Quy định nghĩa vụ của các nhà thầu
tham gia hoạt động thi công xây dựng trong việc tiếp nhận và xử lý thông tin. Ví dụ: Các bên tham gia hoạt động
thi công xây dựng (các nhà thầu thi công xây dựng, tư vấn giám sát) phải nghiên
cứu hồ sơ thiết kế, các yêu cầu kỹ thuật... liên quan tới các công việc mà mình
đảm nhận, khẩn trương phát hiện những nội dung cần thiết bổ sung gửi chủ đầu tư
nhằm làm sáng tỏ thêm các điều khoản trong văn bản hợp đồng.
- Quy định về cách trình bày thông tin. Ví dụ: Phải trình bày thông tin
một cách chi tiết, rõ ràng; Các nội dung cần làm rõ phải được trình bày theo
biểu thống nhất như sau:
+ Tên dự án,
+ Đối tượng (hạng mục công trình,
công việc)
+ Ngày/tháng/năm;
+ Số của văn bản yêu cầu thông
tin,
+ Tên của nhà thầu,
+ Tên người quản lý công trường,
+ Nội dung của các yêu cầu cần
thông tin (ví dụ: thiếu số liệu về khảo sát, bản vẽ không đầy đủ, vật tư không phù hợp vì không có trên thị
trường...),
+ Tên và số của phần chỉ dẫn kỹ
thuật liên quan,
+ Số bản vẽ và các tài liệu tham
khảo tương ứng,
+ Điều kiện hiện trường thi công,
+ Kiến
nghị của nhà thầu (ví dụ: cần khoan khảo sát bổ sung, đổi vật tư tương ứng,
biện pháp thi công...),
+ Chữ ký của nhà thầu,
+ Các tài liệu đính kèm (bản vẽ,
hình ảnh, và các thông tin khác).
- Nêu yêu cầu về cách thức tiếp nhận và xử lý thông tin của chủ đầu tư. Ví dụ: Chủ đầu tư có trách nhiệm
tiếp nhận thông tin và tham khảo các bên có liên quan (tư vấn thiết kế khi có liên
quan tới thiết kế…) để trả lời trong thời hạn 10 ngày làm việc.
1.2.4 Phối hợp giữa các bên
Để sự phối hợp giữa các bên trong quá trình triển khai thi công xây dựng được
thuận lợi nhằm giải quyết nhanh nhất các vấn đề phát sinh, các vướng mắc của
nhà thầu, đảm bảo thực hiện dự án một cách tốt nhất cần chỉ dẫn cách thức phối
hợp, cách làm văn bản đề xuất hoặc phiếu trao đổi khi phát hiện sự vướng mắc
hoặc vấn đề bất hợp lý.
1.2.4.1 Cách thức phối hợp
- Nêu mục đích phối hợp là nhằm giảm thiểu ảnh hưởng của thủ tục
hành chính tới tiến độ thi công xây dựng đã được duyệt, để có đủ thời gian xem
xét và xử lý các yêu cầu, cần nêu trình tự và thời gian cho việc trình duyệt
các kiến nghị của nhà thầu thi công xây dựng.
- Quy định thời gian tối đa xem xét và giải quyết yêu cầu của nhà thầu về
thông tin và tài liệu liên quan (nội dung thông tin có thể trình bày theo mẫu
quy định tại 1.2.3).
- Quy định thời gian tối đa cho việc xem xét, phê duyệt lại, nếu tài liệu
phải trình duyệt lại.
- Nêu yêu cầu đối với việc gia hạn tiến độ của hợp đồng. Ví dụ: Không cho phép bất cứ sự
gia hạn nào về tiến độ của hợp đồng nếu nhà thầu không thực hiện chuyển giao
đầy đủ tài liệu trình duyệt đến chủ đầu tư.
1.2.4.2 Bao gói tài liệu
Nêu quy cách, ký hiệu và nội dung nhãn dán trên mỗi loại tài liệu đệ trình
để dễ nhận biết. Ví
dụ: Các thông tin trên nhãn gồm:
- Tên dự án.
- Ngày trình.
- Tên và địa chỉ Kĩ sư của nhà
thầu. .
- Tên và địa chỉ Nhà thầu ( nhà
thầu trình có thể là nhà thầu chính, thầu phụ, nhà sản xuất, nhà thầu cung ứng
).
- Số hiệu và tiêu đề của vấn đề
trình duyệt.
1.2.4.3 Phiếu trao đổi
Quy định mẫu Phiếu trao đổi thống nhất cho toàn dự án. Ví dụ: bao gồm, nhưng không hạn
chế, các nội dung sau:
- Nội dung đề xuất, lý do đề
xuất, người đề xuất.
- Nội dung trả lời, người trả lời.
1.2.4.4 Chuyển giao tài liệu
Quy định hình thức giao nhận tài liệu giữa các bên được áp dụng thống nhất
trên công trường.
1.2.5 Nhật ký thi công
1.2.5.1 Quy định về quy cách của nhật
ký
Nêu một mẫu nhật ký thống nhất cho cả dự án về quy cách và hình thức.
1.2.6.2 Quy định về nội dung ghi nhật
ký
Nêu nội dung ghi nhật ký. Ví dụ: bao gồm, nhưng không hạn chế, các nội dung
sau:
- Tên công trình thi công hoặc hạng
mục công trình đang thi công.
- Số lượng công nhân của nhà thầu
đếm được trên công trường và phân loại.
- Danh sách tất cả các nhà thầu
phụ, nhân viên và bất cứ chuyên gia nào có mặt trên công trường ngày hôm đó.
Danh sách được phân loại.
- Danh sách mọi thiết bị trên
công trường.
- Khí hậu (nhiệt độ cao thấp)
cùng với điều kiện thời tiết chung.
- Thời gian bắt đầu và kết thúc
ngày làm việc.
- Tai nạn và các sự cố bất thường
(nếu có).
- Ghi nhận các cuộc họp và quyết
định quan trọng được thực hiện.
- Tình hình thi công và khối
lượng công việc thực hiện.
- Các thủ tục cấp thiết đã thực
hiện như lập biên bản, lệnh dừng thi công...
- Các yêu cầu của cơ quan kiểm
tra thuộc các cấp chính quyền.
- Các thay đổi được chấp nhận và
thực hiện từ chủ đầu tư hay kỹ sư giám sát.
- Các công việc nằm ngoài kế
hoạch.
- Công việc được hoàn thành hoặc
các lần khởi động thử, kết quả nghiệm thu, đánh giá.
- Các hạng mục hoàn thành từng
phần và kết quả nghiệm thu hoặc yêu cầu chỉnh sửa.
- Ngày hoàn thành thực tế được
chứng nhận.
1.2.6 Quy định về các cuộc họp
Nêu các cuộc họp liên quan đến hoạt động điều hành dự án được tiến hành tại
công trường, trong đó cần quy định rõ các yêu cầu về công tác chuẩn bị cho từng
loại cuộc họp.
1.2.6.1 Người tham dự
Quy định về thành phần tham dự (thành phần bắt buộc và thành phần tham dự)
đối với mỗi loại cuộc họp;
Quy định về cách gửi thông báo về tổ chức cuộc họp. Ví dụ: Trong thông báo gửi
tới những thành viên bắt buộc và thành viên khác được yêu cầu tham dự phiên họp
phải ghi rõ ngày và thời điểm khai mạc
cuộc họp.
1.2.6.2 Chương trình cuộc họp
Người chủ trì phiên họp (ví dụ: Giám đốc dự án) phải chuẩn bi chương trình buổi họp và gửi thông tin về chương trình cho
tất cả các thành viên tham dự.
1.2.6.3 Biên bản
Phân công bộ phận nào phải ghi lại nội dung thảo luận và những thỏa thuận
quan trọng đạt được. Quy định việc ký biên bản (người có thẩm quyền ký, hiệu
lực của biên bản...). Quy định về việc sao, gửi biên bản tới các chủ thể có
liên quan (chủ đầu tư, quản lý dự án, tư vấn giám sát, nhà thầu thi công xây
dựng...) trong một thời gian nhất định sau buổi họp (ví dụ: sau 2 ngày hoặc 3 ngày).
1.2.6.4 Quy định người có trách
nhiệm
Nêu các quy định đối với người có trách nhiệm giải quyết từng loại vấn đề. Ví dụ: Quy định người có trách nhiệm của Bên A có
trách nhiệm đôn đốc các bên thực hiện biên bản và báo cáo kết quả thực hiện tại
phiên họp tiếp theo.
0 nhận xét:
Đăng nhận xét